Tổ chức sự kiện báo chí

Họp báo là sự kiện kết nối truyền thông có sự tham gia của các phóng viên báo chí, phóng viên truyền hình, doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức cá nhân, tổ chức…cùng ngồi lại với nhau để đưa ra một thông báo thống nhất được truyền bá ra bên ngoài.

2.1 Xác định mục tiêu tổ chức họp

Mục tiêu tổ chức họp báo là truyền thông tin của công ty đến báo chí vì vậy thông tin chính “nhân vật chính” của mỗi buổi họp báo. 

2. 2 Lựa chọn địa điểm  tổ chức họp báo

Thông thường diễn ra tại các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang thiết bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hoàn hảo hàng đầu của các công ty hiện nay. Một buổi họp bảo cần đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh…

2.3 Thông cáo báo chí

Đây là văn bản truyền thông được phát hành từ bộ phận phụ trách truyền thông/thương hiệu của các cơ quan/tổ chức/công ty… mong muốn truyền tải/giải đáp làm rõ những vấn đề mà xã hội, khách hàng quan tâm.

2.4 Chuẩn bị tài liệu

Cũng giống với thông cáo báo chí, nếu chỉ họp báo cần có những tài liệu đi kèm cần chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến họp báo.

2.5 Mời khách (phóng viên)

Cần chủ động email, fact cho các cơ quan báo chí từ trước 1 tuần đến 10 ngày trước khi có giấy mời chính thức. Lời mời thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn.

2.6 Trao đổi kịch bản với người diễn thuyết và MC

Trước buổi họp báo bạn cần trao đổi về nội dung kịch bản với người diễn thuyết (người chủ trì cuộc họp) để hướng các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi  họ trình bày bài phát biểu của mình.

2.7 Diễn tập

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh của công ty trong mắt báo giới, do đó bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập là khâu bắt buộc của sự kiện, chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong buổi họp báo.

Họp báo là sự kiện quan trọng khi doanh nghiệp muốn truyền tải thông điệp nhãn hàng công ty và định hướng truyền thông đến báo chí. Chính những ý nghĩ quan trọng như vậy mà ngày nay, tổ chức họp báo là một trong những hoạt động rất quan trọng với doanh nghiệp.

• Set up không gian buổi họp buổi họp báo trang trọng, lịch sự, nghiêm túc theo chuẩn mực báo chí.
• Trực tiếp mời phóng viên báo chí, truyền hình.
• Đảm bảo phóng viên đến tham dự.
• Cam kết các bài viết đưa tin, bài viết PR trên báo đài, trang tin điện tử, mạng xã hội…theo cam kết.
• Chương trình, kịch bản được xây dựng hoàn chỉnh theo đúng thông điệp khách hàng mong muốn.
• Thông cáo báo chí được gửi đến tận tay phóng viên trước ngày diễn ra sự kiện truyền thông.
• Phụ trách các hạng mục booking người nổi tiếng làm đại sứ thương hiệu như: diễn viên, người mẫu, ca sĩ, hot blogger…