Thiết kế ấn phẩm kinh doanh

Sales kit là các tài liệu sử dụng trong hoạt động kinh doanh hàng hóa hay dịch vụ của doanh nghiệp. Một bộ sales kit bình thường sẽ có các tài liệu, biểu mẫu, văn phòng phẩm mà các salesman cần phải mang theo khi đi họp với khách hàng. Trong đó, các tài liệu là các văn bản cung cấp thông tin về sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng để họ tham khảo và đưa ra quyết định.

Thứ nhất, sales kit giúp tăng hiệu quả bán hàng, bởi lẽ có đôi khi salesman có thể quên đi một vài chi tiết quan trọng có thể ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng. Sales kit luôn tổng hợp đầy đủ và chính xác các thông tin về sản phẩm hay dịch vụ từ đơn giản đến phức tạp.

Thứ hai, sales kit cũng giúp cho các nhân viên bán hàng làm quen và hiểu về sản phẩm một cách nhanh chóng, không cần mất nhiều thời gian đến tận nơi sản xuất mà vẫn hiểu được cả quá trình. Và như vậy thì các salesman mới vào cũng có thể bắt tay vào công việc ngay. Thêm vào đó, sales kit như là điểm tựa để các salesman tự tin hơn khi làm việc với khách hàng,

Thứ ba, sales kit thể hiện cách trình bày sản phẩm linh hoạt sinh động, dễ thu hút khách hàng hơn.

Cuối cùng, do khách hàng thường không đưa ra quyết định mua hàng ngay khi đang trao đổi với các nhân viên bán hàng mà họ cần thời gian suy nghĩ, sales kit đóng vai trò như là một bộ tài liệu để khách hàng có thể tìm hiểu bất kỳ lúc nào.

• Danh thiếp kinh doanh (name card): Danh thiếp ghi lại tên và địa chỉ liên lạc của bạn để khách hàng có thể liên lạc với bạn khi họ có câu hỏi hay họ đưa ra quyết định mua hàng.
• Folder – kẹp tài liệu: Đây là một tờ bìa được dùng để kẹp những tài liệu quan trọng lại với nhau. Một chiếc folder sẽ giúp bảo sắp xếp tài liệu một cách khoa học, dễ tìm kiếm và tránh thất lạc. Ngoài ra nó cũng giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
• Profile công ty: Đây là những giới thiệu sơ lược về doanh nghiệp của bạn, giới thiệu cho khách hàng bạn là ai, và cũng là một cách để thể hiện mức độ uy tín của thương hiệu với khách hàng.
• Catalogue/Brochure: Nó tổng hợp danh mục sản phẩm mà bạn đang bán. Đưa catalogue cho khách hàng là một cách để giới thiệu sản phẩm tới họ được nhiều nơi sử dụng.
• Bảng báo giá: Một trong những thông tin quan trọng mà khách hàng muốn biết là thông tin về giá cả của từng sản phẩm. Một bảng báo giá chi tiết sẽ tiết kiệm được thời gian trao đổi với khách hàng.
• Hợp đồng/ Đơn đặt hàng: Thông thường, đây sẽ là một văn bản ghi lại những điều khoản mua bán giữa hai bên.
• Phong bì: Phong bì là một cách bảo mật tài liệu cũng là một hình thức lan tỏa hình ảnh nhận diện của công ty.
• Voucher và tời rơi: Đi kèm với các ấn phẩm khác, sales kit luôn có thông tin về các chương trình khuyến mãi đặc biệt dành cho khách hàng.
• Ngoài ra còn một số tài liệu khác nữa.

Bước 1 : Xác định mục tiêu yêu cầu của khách hàng

Bước đầu tiên trong mọi hoạt động của doanh nghiệp luôn là xác định yêu cầu của khách hàng. Từ đó, bạn sẽ thiết kế được bộ sales kit phù hợp nhất, hướng tới đối tượng khách hàng. Ví dụ khách hàng muốn biết chi tiết về quy trình sản xuất và vận hành của sản phẩm thì 2 thông tin này cần được làm chi tiết và nổi bật.

Bước 2: Lên ý tưởng thiết kế

Mỗi thương hiệu lại có những đặc thù riêng nên sẽ không có quy chuẩn nào cho mẫu thiết kế sales kit. Việc thiết kế hoàn toàn phụ thuộc vào sản phẩm/ dịch vụ, thông điệp của công ty cũng như yêu cầu của khách hàng.

Ở đây, các tìm hiểu về yếu tố nhân khẩu học và tâm lý học sẽ giúp nhà thiết kế lựa chọn được bố cục, màu sắc phù hợp nhất.

Bước 3: Xây dựng nội dung chi tiết

Dù hình thức là thứ gây ấn tượng với khách hàng nhưng nó chỉ là vẻ bề ngoài. Nội dung mới là thứ mà khách hàng dành nhiều thời gian đào sâu từng chi tiết. Để có được một nội dung, bạn cần xây dựng trước dàn ý các mục mà bạn muốn nói, và sau đó rà soát với yêu cầu của khách hàng để xem có cần bổ sung hay chỉnh sửa gì không. Các nội dung cũng cần bám theo concept thiết kế và có tính liên kết chặt chẽ với nhau.

Thêm vào đó, các nội dung đưa vào sales kit cần phải ngắn gọn, rõ ràng nhưng vẫn đảm bảo làm rõ được những điểm ưu việt của sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Việc xây dựng tốt nội dung chi tiết sẽ hỗ trợ đắc lực cho các salesman thuyết phục khách hàng hiệu quả hơn.

Bước 4: Triển khai thiết kế sales kit

Sau khi đã có khung thiết kế ở bước 2 và nội dung chi tiết ở bước 3, chúng ta sẽ tiến hành thiết kế chi tiết cho các tài liệu. Ở đây, các designer cần đảm bảo bố cục chung đồng thời cũng cần chú ý đến cách triển khai từng chi tiết nhỏ sao cho tinh tế và chuyên nghiệp nhất.

Một bộ sales kit có bắt mắt và thu hút khách hàng hay không, thành công hay không phụ thuộc rất nhiều ở khâu thiết kế. Do đó, các thương hiệu cần tìm tòi và sáng tạo ra những mẫu thiết kế độc đáo, mới lạ nhưng vẫn thể hiện được đặc trưng của doanh nghiệp và các nội dung hướng đến. Quá trình thiết kế thường mất khá nhiều thời gian chỉnh sửa trước khi ra được thành phẩm cuối cùng.

Bước 5: In ấn hoàn thiện

4 bước trước của quá trình đã cho ra thành phẩm là một bản thiết kế hoàn thiện về cả nội dung và hình thức. Công đoạn cuối cùng là in các ấn phẩm này. Các bản in cần có chất lượng giấy, hình ảnh, màu sắc tốt. Đó cũng chính là một thước đo của khách hàng về độ chuyên nghiệp của một công ty. Vậy nên các thương hiệu nên đầu tư cho khoản in ấn này chỉn chu nhất.